Comunicación interna y el uso de nuevas tecnologías parte 2

En el articulo anterior hablamos un poco de como ha evolucionado la comunicación interna con el paso del tiempo y por supuesto con las nuevas tecnologías.

No cabe duda que el uso de herramientas electrónicas a transfomado la forma en que nos comunicamos hoy en día, basta con dar un vistazo a los mensajes que mandamos por medio de Facebook, Twitter, Whatsapp, en la vida diaria a nuestros amigos y familaires.

El uso de las redes sociales nos acerco con personas que hace mucho no veiamos e incluso nos reencontro con viejas amistades. ahora ¿qué pasaría si pudieramos utilizar estas herramientas para comunicarnos entre los que conformamos una empresa?, tal vez la respuestas pueden variar, algunos estarán a favor otros en contra.

La Comunicación Interna enfrenta cada vez nuevos retos que están relacionado con la difusión del mensaje, estos tienen que ser cada vez más cortos, atractivos, innovadores y que lleguen al 100% de nuestro target (publico interno o externo), la pregunta es ¿cómo el área puede enfrentar estos retos, cuando las principales herramientas no están disponibles?, la respuesta a esta pregunta es tan simple o compleja, dependiendo de la perspectiva que la empresa tenga ante el uso de las nuevas tecnlogías, ya que como lo mencionamos antes, existe el paradigma de que estas herramientas quitan el tiempo, distraen y bajan la productividad.

Pero si todo el mundo esta en las redes sociales gracias a los smartphones ¿por qué no abrir un canal de comunicación que nos ayude allegar en tiempo real a nuestras audiencias? Tal vez la respuesta a esta pregunta esta en el estilo de dirección que tenga la empresa, conforme avance el tiempo los mandos medios que hoy utilizan las redes sociales cambien las perpectiva.

Lo que si es seguro es que al igual que con la llegada del correo electrónico y las redes sociales poco a poco se iran sumando a la lista de canales disponibles para transmitir alguna información, crear posturas y acercarse más a los empleados.

Lo que deben considerar las empresas es que estos canales están disponibles y lo más importante es que no cuestan.

Comunicación interna y el uso de nuevas tecnologías parte I

La comunicación interna dentro de una empresa o proceso productivo relacionado con la dirección y sus empleados o fuerza productiva a existido desde que el hombre descubrio la agricultura y por ende esta a persistido hasta nuestros días, pero como disciplina organizacional sólo lleva algunas décadas.

La comunicación como elemento básico de la humanidad ha logrado que el hombre evolucione, si no vasta con dar una mirada de como el hombre ha transmitido sus conocimientos de generación en generación. Desde la pintura rupestre hasta la llegada de la escritura y desde luego la imprenta, el teléfono, el correo, la radio, la TV, la internet, el email y ahora las redes sociales.

De igual manera las empresas para poder trasender deben establecer un vinculo comunicativo con sus miembros. Es aquí donde la tecnológia y sus avances toman un papel importante para transmitir el mensaje.

En estos tiempos donde la información viaja cada vez más rápido y donde nos enteramos de lo que sucede alrededor del mundo en segundos, las empresas deben entender que la comunicación es más importante que de lo que creen y que esta debe estar organizada y supervisada por profesionales de la comunicación.

No cabe duda que la internet revoluciono la forma de comunicarnos, la red es un medio masivo y que cada vez esta más al alcance de todos. Ahora bien las empresas han dado algunos pasos importantes al incluir algunas de las nuevas tecnológias para comunicarse entre si, sólo hay que recordar como se hacía la comunicación hace 20 ó 25 años, recuerdan los oficios o circulares que redactaban en las oficinas y que necesitaban de una firma o un sello para que alguna actividad o proyecto fuera aprobado y que además se hacían en maquina de escribir, bueno eso cambio cuando las empresas implementaron el uso del correo electrónico, se ahorro en tiempo, se ahorro papel, bueno al igual que ahora en su momento el email encontró algunos obstaculos, eso mismo pasa con las redes sociales, las empresas tienen la falsa creencia que uso de las redes sociales y wikis quitan el tiempo y bajan la productividad, pero en realidad las redes sociales son una herramienta poderosa que tiene más pros que contras.

¿Cómo elaborar un plan de Comunicación Interna?

Ya hemos hablado antes de lo que es la comunicación interna, pero aun no hemos abordado un tema que es sumamente importante para todos aquellos que se dedican a esto, y es que muchos dirán, “Si ya entendí que es comunicación interna y para qué sirve”, “Si ya entendí que alcances puede tener la CI en mi empresa”,  y para aquellos que ya entendieron, se han de preguntar ¿Cómo elaboro un plan de comunicación y como lo ejecuto?, bueno. Contestar esta pregunta no resulta nada fácil, y para hacerlo, debemos tener bien claro el objetivo de nuestra comunicación.

Si ya tenemos claro el objetivo de nuestra comunicación, quiere decir que ya hicimos nuestro estudio de cultura organizacional de la empresa, ya conocemos a nuestro público, ya elegimos nuestras herramientas comunicativas, en fin. Ahora la cuestión es elaborar un plan que incluya todas nuestras herramientas comunicativas.

¿Cuál es la finalidad del plan de comunicación o en que nos beneficia tenerlo?, el objetivo principal es el estructurar y definir los medios y las herramientas de comunicación con los que se cuenta, así como segmentar el mensaje en diferentes herramientas comunicativas en distintos periodos de tiempo para así asegurar que el mensaje tenga la suficiente penetración en nuestros compañeros de trabajo y a su vez lograr una respuesta positiva.

En otras palabras el plan de comunicación consiste en especificar, al menos, las indicaciones necesarias sobre el objetivo de cada campaña, el coste previsible, el periodo de ejecución, las herramientas de comunicación que se han de utilizar, el sentido de los mensajes, sus destinatarios, los organismos y entidades afectadas (en el caso de la comunicación externa).

Es importante mencionar que el plan de comunicación debe estar completamente alineado con la cultura organizacional de le empresa.    

Antes de la implementación del plan de comunicación, este tiene que pasar por varias etapas de estudio.

El diagnóstico: esto no es más que realizar una detección de necesidades, tanto de la empresa como de sus integrantes, y con el resultado obtenido, especificar los alcances del plan y sus objetivos, así como determinar el lenguaje de la comunicación.

Desarrollo y Definición del Plan: una vez analizados los resultados obtenidos tras la aplicación de los distintos métodos de detección de las necesidades de comunicación interna, se definen y desarrollan las actividades, que comprenden acciones y canales ya existentes que se complementan con acciones nuevas.

Comunicación del plan estratégico: Presentación a todos los empleados y los directivos de la empresa (esta decisión depende de la alta dirección de la organización. Pero en caso de que se de a conocer, se deben emplear todos los medios de comunicación, así como organizar reuniones o juntas de comité.

Puesta en Marcha del Plan: desarrollando las actividades y poniendo en marcha las acciones previstas en el "Plan de Comunicación Integral".   

Bueno dejemos este tema hasta aquí, en otra texto analizaremos cada parte del plan de comunicación y así como su relevancia dentro del mismo.

Hasta la próxima.

Comunicación Interna 2.0 ¿qué es?

Por Miguel Soto

Últimamente he estado leyendo mucho sobre el término de Comunicación Interna 2.0, no hay que ser un erudito para entender que este tema está directamente relacionado con la tecnología web 2.0, ¿pero que es exactamente y que es lo que significa comunicación interna 2.0?

Bueno primero hay que poner en claro que la Comunicación Interna no se convierte en 2.0 sólo por usar está tecnología, si no que va mas allá de eso.

La Comunicación Interna 2.0 es toda una cultura de gestión, es una nueva forma de concebir la comunicación en las organizaciones, y para que esta funcione correctamente, la comunicación interna 2.0 debe desarrollarse en una cultura organizacional 2.0.

“Porque tener “herramientas 2.0” no las convierte en “organizaciones 2.0”. Para decirlo con un refrán: El hábito no hace al monje.” Como lo menciona Alejandro Formanchuk  en su ebook “Comunicación Interna 2.0, un Desafío Cultural”

Las empresas por sentirse innovadoras, pueden incorporar el uso de redes sociales como parte de sus herramientas de comunicación por diferentes motivos, pero que pasa si la organización no está lista para afrontar tal reto, bueno simplemente la red que en un principio parecía innovadora, le puede traer un cumulo de problemas que no necesita.

La Comunicación Interna 2.0 se gestiona igual que la comunicación interna tradicional, ya que para determinar las herramientas y los medios que se van utilizar, lo primero que debemos hacer es entender a la empresa, entender su cultura, sus prácticas, es decir debemos conocer a fondo a la empresa.

Para entender la comunicación interna 2.0 debemos entender que son las organizaciones 2.0

Las organizaciones son 2.0 son aquellas donde la visión de trabajo cambia por completo (la pirámide egipcia  se destruye), donde los integrantes de una empresa dejan de ser empleados para convertirse en colaboradores, donde no existe la competencia sino la cooperación, donde la información se convierte en dialogo, donde la capacidad genera admiración y donde se ve a el recurso humano como lo que son “personas”.

En las organizaciones 2.0 todos los integrantes tienen el mismo derecho de opinar, de ser escuchados y de ser tomados en cuenta y los directivos están dispuestos a escuchar y a tomar en cuenta los demás sin reprimir ni castigar a sus colaboradores.  

Para más información, pueden consultar los siguientes links.

http://www.slideshare.net/formanchuk/comunicacion-interna-20-un-desafo-cultural

www.randstad.es/content/aboutrandstad/.../Tendenciasdiciembre07.pdf

http://comunisfera.blogspot.com/2008/02/comunicacin-interna-20.html

Diferencia entre Comunicación Corporativa y Comunicación Interna

Este tema es my interesante, ya que toca dos tópicos similares pero que en la práctica no se parecen en lo más mínimo.

Empecemos por definir cada uno de los conceptos.

¿Qué es la Comunicación Corporativa?, la Comunicación Corporativa es toda aquella comunicación que ejecuta la empresa hacía afuera de ella para posicionar y proyectar su imagen.

Toda institución, cualquiera que sea su objetivo (comercial, institucional, gubernamental, de producción, servicios, educacional, etc) es creada para satisfacer necesidades sentidas, creadas o reales de una comunidad (local, regional, nacional o global). Es por ello que dicha institución vive por y para esa comunidad; y sea cual fuere la situación económica, política o social imperante, la institución necesita detectar cuáles son los escenarios en que la comunidad se está moviendo, para crear las bases motivacionales a proyectar, con el fin de mantenerse allí en un espacio, un posicionamiento o un nicho productivo.

Existen dos tipos de imagen corporativa: La promocional y la comercial.

1        La imagen promocional es aquella que se desarrolla con el objeto de obtener la reacción inmediata del público, adquiriendo los productos o servicios que ofrece la institución.

2        La imagen motivacional es aquella que se desarrolla con el objeto de orientar la opinión del público hacia metas de identificación o empatía entre la institución y el público/target.

La proyección

Asertividad en la Comunicación Promocional y Motivacional

·        La proyección de una imagen tiene que ser planificada previamente por la persona encargada de las comunicaciones corporativas, basándose en una identidad real establecida, un mensaje diáfano y el público/target identificado.

·        Herramientas de proyección de imagen.

·        Medios para proyectar la imagen Promocional

·        La Publicidad

·        El Mercadeo

Medios para proyectar la Comunicación Motivacional

·        Propaganda

·        Campañas de RRPP

·        Las Relaciones con la Comunidad

Todas estas actividades se establecen por un solo concepto “Identidad Corporativa”, ¿Pero qué es la Identidad Corporativa?

La identidad corporativa es el conjunto de símbolos, comunicación y comportamiento de una empresa, basados en la visión,  misión y valores de la misma. Es decir, es la personalidad de la empresa.

La Comunicación Interna u Organizacional.

Es precisamente lo que su nombre dice. Es la comunicación que la empresa implementa dentro de la organización hacia sus empleados con el fin de obtener resultados de acuerdo a los objetivos planteados de dicha comunicación.

Flujo de la Comunicación en la Organización

La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente, a su vez la comunicación vertical puede ser dividida en dirección ascendente o descendente.

Descendente

Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Gerente

Supervisor

Empleados, obreros, técnicos, etc.

Ascendente

Esta comunicación fluye en forma opuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Una vez que tenemos claro los conceptos, podemos establecer las diferencias entre cada una de nuestras comunicaciones.

Lo que queda de manifiesto es que las diferencias entre la comunicación interna y la comunicación corporativa es el mensaje y el público al que va dirigido, ya que las herramientas para hacer llegar el mensaje pueden ser las mismas.

¿Pero qué comunicación es más importante?

Bueno yo diría que ninguna, que se complementan una a la otra, ya que a los primero que hay que proyectarles una buena imagen de la empresa es a sus propios miembros y estos a su vez  se encargarán de difundir a la empresa, pero para lograr esto se debe hacer un buen trabajo de comunicación interna que basa sus objetivos en la comunicación externa en cuanto a la difusión de valores, misión y visión.

Ahora lo que pasa en la realidad es que algunas empresas ponen más énfasis en su comunicación externa que en la interna, es decir la dejan de lado o simplemente no existe.

¿Puede una empresa operar sin que exista algún tipo de comunicación formal?

La respuesta es sí, sí pueden, hacerlo aunque tarde o temprano la relación empleado-empresa comienza a deteriorarse por falta de comunicación, eso es por un lado y por el otro, la falta de identidad o proyección de la imagen empresarial ocasionará que la sociedad no logre identificar tan fácilmente el giro, el ramo,  productos o servicios que la empresa genere para vivir.

Claves para comunicar a los empleados un plan de capacitación

Hola colegas y amigos, aquí les dejo un texto de Alejandro Formanchuk, te preguntarás quien es él, bueno, estas son sus credenciales.

Alejandro Formanchuk es Licenciando en Comunicación Social con diploma de honor por la Universidad de Buenos Aires, donde actualmente es profesor de la materia de Comunicación Organizacional, también es presidente de la Asociación Argentina de Comunicación Interna.

Bueno, si quieren más información, aquí les dejo el link http://formanchuk.com.ar/todosignifica/sobre-el-autor/

Sigamos con nuestro tema.

Claves para comunicar a los empleados un plan de capacitación.

Un gran desafío que enfrentan los departamentos de capacitación de las empresas es el de poder motivar a los colaboradores para que participen de los cursos, los valoren y, en la medida de sus posibilidades, trasladen lo aprendido a la práctica cotidiana.

Es un gran desafío por una razón: los planes de capacitación no seducen por sí solos. Es un error pensar que a todo el mundo le gusta ir a cursos e intercambiar conocimientos. Y es aún más peligroso creer que una persona, por el sólo de hecho de asistir a un evento, va a modificar su comportamiento.
Hoy en día las empresas se están dando cuenta de que necesitan encarar una acción intensa de comunicación interna y endomarketing para lograr que la gente se sume a las actividades de capacitación y aplique al máximo su potencial.

Quiero compartir con ustedes algunas de las líneas de trabajo que aplico desde la comunicación interna para potenciar la participación de la gente en los cursos de formación que brindan la empresas.

1. Comunicación operativa

Para que una persona participe en un curso de capacitación debe saber que éste existe. Parece una obviedad, y de hecho lo es, pero les aseguro que en muchas empresas, cuando se le pregunta a alguien por qué no asistió a un curso, responde: “porque no sabía”. Entonces la empresa debe asegurarse de comunicar lo básico:

• Los cursos que se van a dictar durante el año
• A quién están dirigidos o quién puede participar
• Si se necesitan conocimientos previos y cuáles
• La duración y el lugar donde se dictan
• Cómo inscribirse o si necesitan autorización de un líder, etc.

Además los colaboradores deben saber dónde van a encontrar esta información (por ejemplo, en una sección dentro de la Intranet, o en las reuniones mensuales con su líder o en carteleras, etc.), y es clave que esté siempre actualizada.

2. Comunicación estratégica

Una vez que la persona sabe acerca de la existencia del curso, tiene que conocer las intenciones estratégicas que hay detrás. Es decir: saber por qué tendría que participar en esa capacitación.
En esta instancia recomiendo que la empresa comunique:

• Los objetivos del curso
• Por qué se lo invita a participar
• Por qué ese curso es adecuado para su función
• Qué espera la empresa que la persona haga luego del curso
• Quienes más van a participar (y quiénes no) y por qué

3. Comunicación motivacional

Una vez que la persona sabe qué existe el curso (operativo) y por qué tiene que asistir (estratégico), el tercer paso es que quiera participar. Aquí se juega la capacidad de la empresa para motivarlos, y para hacerlo es preciso elaborar mensajes clave que respondan las preguntas que se pueden hacer los colaboradores:

• ¿Por qué debería participar en el curso, en qué me beneficia?
• ¿En qué me afecta si no lo hago?
• ¿Voy a poder aplicar lo aprendido? ¿Cómo, dónde y cuándo?
• ¿La gerencia está realmente comprometida y le interesa que la gente participe?
• ¿Los que se capacitan, obtiene desempeños superiores o avances en su plan de carrera?
• ¿Qué opina la gente que ya participó de este curso?

A la vez los líderes deben manifestar públicamente que valoran que la gente concurra a las capacitaciones. Lamentablemente a veces los cargos directivos envían, sin querer, mensajes desmotivadores que se manifiestan en expresiones que subestiman la importancia del curso, o en lamentos por la “pérdida de días de trabajo”, o directamente por el total desconocimiento de que un colaborador está participando en un programa de formación.

 4. Comunicación ascendente

Por último, siempre recomiendo abrir un canal de comunicación ascendente en tres instancias:

a. Antes del curso: Hablar con los futuros asistentes a los cursos, contarles acerca del programa de formación, preguntarles qué necesitan y esperan. En una palabra, involucrarlos y tomarlos en cuenta para el diseño pedagógico.

b. Durante: Monitorear cómo marchan las capacitaciones para hacer los ajustes que sean necesarios.

c. Al final: Conversar con los participantes y conocer no sólo “si les gustó o no el curso” sino si sienten que lo aprendido fue útil, si piensan que pueden aplicar los conocimientos a sus tareas y qué más necesitan en el futuro para pasar del “saber” al “hacer”.

La comunicación interna puede impulsar el éxito de un plan de capacitación, y para esto es útil enfocarse en las dimensiones Operativas, Estratégicas, Motivacionales y Ascendentes. A la par, tenemos que comprometer a los líderes para sean concientes de que ellos emiten (tal vez sin saberlo) los mensajes más poderosos y perdurables dentro de una organización. Por eso es fundamental que ellos realicen una comunicación clara acerca del valor que tiene el espacio de capacitación dentro la empresa.

El siguiente tema a desarrollar es "Diferencia entre Comunicación Interna y Comunicación Coorporativa"

¿Cómo hacer una comunicación efectiva?

Para realizar una comunicación efectiva, debemos pensar más en el contenido y calidad del mensaje que queremos hacer llegar. Se entiende que la comunicación es efectiva cuando el emisor y el receptor entienden el mismo sentido del mensaje y se obtiene una respuesta positiva de él.

En las organizaciones no es diferente, para que las empresas logren una comunicación efectiva para sus empleados o para la sociedad en la que se desarrolla, lo primero que se tiene que hacer, es establecer los parámetros comunicativos, lineamientos de trabajo, línea editorial, políticas de comunicación, un plan anual de comunicación, jerarquizar la información y establecer objetivos claros y reales. Una vez hecho esto podemos continuar con un estudio para conocer a nuestro target (público meta) y con los resultados obtenidos hacer un análisis para elegir los canales más adecuados para hacer llegar nuestro mensaje y lograr las metas propuestas.

Debemos entender que las herramientas que se utilizan para buscar la comunicación efectiva son clave para hacer llegar el mensaje a nuestros receptores, pero estos no hacen el mensaje por si solos, es decir, se podrá contar con muchos medios de comunicación dentro de las organizaciones para hacer llegar la información, pero no lograr que nuestro público entienda correctamente el contenido del mensaje.

 
Es así que para lograr una comunicación efectiva dentro de las empresas se debe implementar una forma integral de trabajo con objetivos claros, con un equipo que entienda la importancia de la comunicación en sus organizaciones.

Les dejo algunos títulos sobre comunicación que tal vez les sirvan.

Más allá de la Comunicación Interna por Joan Elías y José Mascaray

El poder de la comunicación estratégicapor Italo Pizzolante

Conceptos de Comunicación Organizacional
por Luis Arrieta Erdozain

Comunicación y organización. La organización comunicante y la comunicación organizada
por Annie Bartoli

La comunicación, clave de la productividad
por Roger D´Aprix

La comunicación en las organizaciones
por Rogers Everet

Comunicación organizacional práctica
por Alberto Martínez de Velazco

Comunicación estratégica para crear, fortalecer y posicionar la imagen corporativapor Luis R. Picaso Manríquez

El poder de la comunicación en las organizacionespor Rebeli Correla Rebeca y Celia Ruiz Sandoval